На рынке современных услуг, все более востребованными становятся архивные фирмы, занимающиеся хранением документов, тем самым, позволяя предприятиям не создавать у себя отдельные архивные структуры. Пользуясь услугами архивных фирм, у предприятия не будет необходимости обучать персонал архивному делу, так как все это будут делать квалифицированные архивные сотрудники.
Чем удобны фирмы по оказанию архивных услуг?
Архивные предприятия отличаются стабильной и эффективной работой. Если в штате вашего предприятия есть архивариус, то он, как и любой другой сотрудник, может приболеть и не выйти на работу, также он может уйти в отпуск или же вообще уволится. В связи с этим может остановиться вся работа, которая связана с документооборотом. Архивные фирмы не страдают от таких проблем, так как в них трудится целый штат квалифицированных архивистов.
Архивариусами называют тех людей, задача которых наведение порядка в документации. Услуги данных специалистов охватывают широкую область, включающую несколько направлений.
Архивариусы обрабатывают и систематизируют рабочую документацию. Это необходимо для того, чтобы отправлять подготовленные документы на краткосрочное или долгосрочное хранение. В самом начале проводится опись документации, затем начинает составление регистра, который в последствии позволяет в кратчайшие сроки найти требующийся документ.
Довольно часто архивные работники занимаются и переплетными работами. Переплеты позволяют очень долго хранить документы в отличном состоянии. Переплету подвергаются не только документы бухгалтерии, также создаются обложки, производится нумерация страниц, проставляются необходимые штампы и шифры. А вести учет всей этих документов можно с помощью бесплатной бухгалтерской программы для ип. Переплет документов производится либо на специальном оборудовании, либо шарнирным способом.
Если вам некогда заниматься сбором и обработкой документов для передачи их в архив, то сотрудники архивных фирм сами приедут на ваше предприятие и сделают все в лучшем виде. Для того чтобы не мешать рабочему процессу, архивариусы могут проводить работы с документами в не рабочее время предприятия.
Сегодня практически все предприятия подпадают под разделение на государственные структуры и частную практику. Госпредприятия обязаны хранить свои документы в специализированных хранилищах, а частные предприятия имеют право, уничтожать некоторые документы, по прошествии определенных сроков.
Документы, которые не нужно хранить, правильнее уничтожать. Делается это по таким причинам: экономится время, место для их хранения, а также освобождаются места для новых документов.
Услуга по уничтожению документации может быть заказана тогда, когда документы уже не принимаются в хранилища, так как срок их давности истек. Обязательно составляется акт, где указан весь перечень уничтожаемой документации и подписывается обеими сторонами.
Сегодня, в архивных фирмах появилась новая услуга — электронные архивы. Для чего это нужно? Такие архивы позволяют систематизировать всю документацию, тем самым, облегчая процесс ее стандартизации. Информация, которая отражена на бумаге, со временем может пропасть, а вот электронный архив практически вечен.
1C бухгалтерия для начинающего бухгалтера
Новичку в любой профессии приходится несладко, но работа бухгалтера в этом плане осложняется огромной ответственностью, которая на него ложится. Неправильно оформленная декларация или квартальная отчетность могут стать причиной серьезных штрафов, накладываемых на фирму.
Однако существует отличная возможность подстраховаться – это установка программы 1C бухгалтерия. Программа 1С позволяет полностью автоматизировать рабочий процесс в части ведения учета налогов, склада, кадров и в других отраслях.
В настоящее время практически не осталось компаний, где не проводилась бы автоматизация бизнес-процессов на основе программ 1С. Правда, важно не только приобрести программу, но и правильно ее установить.
Даже начинающему бухгалтеру не составит труда работать в последней версии программ 1С:Бухгалтерия и 1С:Предприятие, настолько интуитивно понятный у них интерфейс. Однако предварительно все же необходимо пройти обучение, которое предоставляется программой 1С тем компаниям, которые устанавливают офисный пакет.
Программы 1С:Бухгалтерия и 1С:Предприятие взаимодействуют друг с другом в сетевом формате и тем самым практически на сто процентов обеспечивают защиту от ошибок в документах.
На настоящий момент программа 1С представляют собой наиболее удобную для автоматизации документооборота систему учета, которая обеспечивает существенное увеличение производительности труда бухгалтера и сокращение затрат времени на подготовку и обработку документов. У программы 1С нет аналогов ни на российском, ни на украинском рынке.
